"Số tờ x được khâu và đánh số" có lẽ là điều duy nhất tôi nghĩ đến khi cần đóng ghim tài liệu. Làm thế nào để khâu tài liệu? Người mới đến ngay lập tức hình dung ra những đống giấy tờ, được buộc chặt bằng sợi dây ngân hàng, phủ đầy bụi ăn da, ở đâu đó trong góc của văn phòng kế toán hoặc phòng nhân sự.
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều đơn giản và hời hợt như thoạt nhìn. Những điều bạn cần biết để tránh những sai lầm trong vấn đề khó khăn này? Làm thế nào để may các tài liệu với chủ đề theo một bức ảnh? Những câu hỏi này sẽ được thảo luận chi tiết trong hướng dẫn từng bước.
Tại sao kim bấm lỗi thời?
Có nhiều cơ quan chính phủ có thể yêu cầu các tài liệu được khâu không phải theo cách của nhà máy mà là thủ công, sử dụng chỉ. Đây trước hết là thanh tra thuế, kho lưu trữ, họ yêu cầu khâu tài liệu bằng chỉ trong quá trình nghiệm thu giấy tờ chođăng ký của các doanh nhân cá nhân, đăng ký một pháp nhân hoặc thủ tục giấy tờ cho một cuộc đấu thầu. Cách ghim tài liệu đúng cách, ảnh số 2 trình bày. Thường sử dụng chỉ dày và kim dày.
Người ta tin rằng chứng khoán được ràng buộc theo cách này khó bị mất, làm giả hoặc thay thế tờ hơn. Một số tổ chức, chính xác vì điều này, sử dụng một hình thức "ông nội" như vậy để buộc chặt các tài liệu quan trọng. Có một lập luận khác - đôi khi các giấy tờ được bảo mật nghiêm ngặt và các nhà quản lý, sợ bị công khai hoặc ảnh hưởng của đối thủ cạnh tranh, chỉ giao phó công việc đó cho một người đáng tin cậy, tương ứng, từ chối sự giúp đỡ của các công ty chuyên môn.
Quan trọng
Các tài liệu được ghép nối không chính xác có thể gây ra việc từ chối đăng ký hoặc đăng ký lại doanh nghiệp, chấp nhận các giấy tờ trong kho lưu trữ, dẫn đến việc loại bỏ tổ chức khỏi cuộc thi đấu thầu, ảnh hưởng đến quyết định của cơ quan quản lý trong trường hợp kiểm tra tổ chức.
Có định mức thống nhất không?
Cho đến nay, không có quy định rõ ràng nào về cách ghép các tài liệu bằng chỉ theo một mẫu duy nhất. Chỉ có khuyến nghị và hướng dẫn. Về cơ bản, các doanh nghiệp sử dụng các phát triển phương pháp luận của Rosarkhiv, đã được phê duyệt theo lệnh số 76 vào năm 2009, các yêu cầu của GOST "Công việc văn phòng và lưu trữ", cũng như hướng dẫn từ Ngân hàng Trung ương Nga.
Giai đoạn chuẩn bị
Tất cả các tài liệu được ghim phải được xem trước, nếu có vết bút chì thì tẩy xóa. Quan trọngxem xét cẩn thận từng trang, loại trừ chúng dính vào nhau, đảm bảo trình tự hợp lý và chính xác của các tài liệu trong một chồng. Tháo các vật sắc nhọn, ghim, kim bấm hoặc kẹp giấy, vì chúng có thể làm hỏng chỉ đóng gáy và làm mất tài liệu. Cần đánh số trang bằng bút chì đen đơn giản ở góc bên phải; không được phép sử dụng mực, kể cả màu. Bạn không thể đánh số quá sát với nội dung của tài liệu, càng chồng lên càng nhiều. Chỉ mặt trước của tờ giấy được đánh số. Tổng khối lượng của tài liệu được ghim bấm không được vượt quá 250 tờ và chiều cao của tài liệu được đóng gáy và đánh số không được vượt quá 4 cm. Ví dụ về cách may các tài liệu bằng chỉ được hiển thị trong ảnh.
Giai đoạn chuẩn bị tiếp theo là lựa chọn dụng cụ. Để khâu tài liệu bằng chỉ đúng cách, bạn sẽ cần: dùi, chỉ đặc biệt, bìa cứng, như trong ảnh. Trong một số trường hợp, một cú đấm lỗ được sử dụng. Làm thế nào và với những gì để khâu tài liệu, mỗi chuyên gia tự quyết định. Thuận tiện nhất là sử dụng chỉ thô hoặc dây thừng ngân hàng, trong một số trường hợp, chỉ hoặc dây len được sử dụng. Thông thường chúng mang chức năng trang trí. Thông thường các báo cáo nghiêm túc sử dụng một phong cách chặt chẽ hơn. Tự chuẩn bị các tài liệu và biểu mẫu để kiểm kê.
Vài nét tinh tế
- Trang tính khổ lớn, ví dụ, A3 hoặc A2, cũng phải được đánh số. Để làm điều này, nó được mở rộng đầy đủ và đánh số theo các quy tắc chung. Sau đó được gấp lại và dán cẩn thận phía saugóc.
- Nếu cần gửi một bức thư, nó được mở ra, đầu tiên phong bì được đánh số, sau đó lần lượt đến các trang của bức thư.
- Bìa tài liệu không đánh số. Ngoài ra, trang tiêu đề không được đánh số nếu không có bìa. Tuy nhiên, trang thứ hai đã được đánh số bằng số "2".
- Nếu số lượng tờ nhiều hơn 250, thì chúng được chia thành các tập. Thực hành này là phổ biến trong các tòa án. Mỗi tập phải được đánh số riêng biệt.
- Làm thế nào để ghim tài liệu nếu không thể chỉ ra số trang ở phía trên bên phải hoặc toàn bộ trang bị chiếm hết? Điều này thường xảy ra, chẳng hạn như khi đánh số một bức ảnh, trong trường hợp đó, đánh số từ phía sau được phép.
- Trong trường hợp đánh số sai, bạn có thể gạch bỏ số đó. Tuy nhiên, việc sửa chữa phải được xác nhận bằng chữ ký.
- Nếu không có quá hai trang bị bỏ qua, thì được phép sử dụng ký hiệu chữ cái cho các trang bị bỏ qua. Đánh số kỹ thuật số của tài liệu chính không thay đổi, nhưng số lượng trang tính tăng lên. Trong trường hợp này, cần phải cảnh báo người sẽ nhận tài liệu về việc này.
- Nếu cần đánh số tài liệu đã được đánh số hoặc đã đánh số, thì tài liệu đó sẽ được đánh số lại.
- Nếu các trang trong tài liệu không thể tách rời hoặc chúng được dán lại với nhau, chúng sẽ được đánh số thành một trang. Điều này xảy ra nếu một tài liệu, chẳng hạn, có một tấm séc, một bức ảnh hoặc một mẩu báo được dán trên đó. Nhưng đồng thời, cần phải lập một bản kiểm kê và trong cột "Ghi chú" hoặc trong dòng chữ chứng nhận, bắt buộc phải làm rõ những tài liệu nào đã được dán, trên trang nào và chúng chứa những gì.
Những tài liệu nào thường được may lại với nhau bằng chỉ? Trước hết, các tài liệu cấu thành và kết hợp. Chúng thường có khối lượng nhỏ, dễ xuyên hơn bằng dùi và dễ dàng khâu lại. Có một số công nghệ để khâu, bạn có thể tạo hai vết thủng, ba hoặc năm. Ba lỗ là lựa chọn phổ biến nhất. Năm lỗ sẽ có ích khi một số tài liệu nhỏ hơn những tài liệu khác, việc kết nối năm lỗ sẽ giúp cố định chúng tốt hơn. Bấm kim năm lỗ được sử dụng nếu các tài liệu có giá trị cao, điều này sẽ làm giảm nguy cơ thay thế chúng.
Cách may tài liệu bằng chỉ đúng cách: hướng dẫn từng bước
- Xếp chồng các tờ giấy, căn chỉnh các cạnh.
- Kiểm tra thứ tự trang tính.
- Dùng bút chì đánh dấu vị trí của các vết thủng trong tương lai đối xứng ở tâm bên trái tờ giấy. Điều này có thể được thực hiện cả trên một trang tính và trên tất cả.
- Cần phải lệch khỏi văn bản ít nhất 1,5 cm.
- Các dấu phải thẳng đứng, được phép cách nhau tối đa 3 cm.
Nếu tài liệu đủ lớn, dùng dùi chọc thủng tài liệu sẽ thuận tiện hơn. Thường bắt đầu từ lỗ trên cùng.
Nếu không thể sử dụng bìa xuất xưởng, như trong hình, thì có thể dán tờ đầu tiên và tờ cuối cùng bằng một dải bìa cứng mỏng để tránh làm hỏng trang. Điều quan trọng là chọn độ dài chỉ chính xác, thường từ 50 đến 80 cm.
Đường khâu cổ điển bằng chỉ - ba lỗ
Hãy phân tích tùy chọn của cách may tài liệutừng bước trong ba lỗ. Đây là tùy chọn cổ điển và phổ biến nhất để nộp các giấy tờ vào kho lưu trữ hoặc để xác minh. Cách may tài liệu bằng chỉ đúng cách trong trường hợp này được xem rõ hơn trong ảnh.
Đưa kim và chỉ xuống dưới xấp tài liệu, đưa ra qua lỗ ở số hai. Chúng ta không được quên về một cái "đuôi" nhỏ dài 7-8 cm, nó vẫn sẽ có ích. Ở mặt trước, chúng ta hướng kim vào lỗ trên, sau đó đưa kim trở lại lỗ thấp nhất số 3. Tiếp theo, kim “lặn” vào lỗ trung tâm, kết quả là cả hai sợi chỉ vẫn ở bên dưới. Bây giờ chúng có thể được thắt nút.
Hơn nữa, tài liệu phải được chứng thực, dán một tờ giấy, đóng dấu và chữ ký của người có trách nhiệm lên trên. Cách may tài liệu đúng cách và cố định nút bằng chỉ, bạn có thể xem trong ảnh.
Ngoài ra, một bản kiểm kê được dán vào mặt sau của tờ cuối cùng. Việc khắc chữ có thể được thực hiện bằng tay hoặc sử dụng các mẫu tạo sẵn, như trong ảnh.
Làm thế nào để ghim tài liệu vào bốn lỗ?
Công nghệ xỏ 4 lỗ gần như giống hệt nhau. Điểm khác biệt duy nhất là tài liệu được ghép từ trên xuống dưới. Nó trông giống như một tấm vải may. Chỉ trong trường hợp này, nó được lặp lại theo thứ tự ngược lại, đầu tiên từ trên xuống dưới, sau đó từ dưới lên trên. Do đó, các dây buộc đồng nhất mà không có khe hở, như thể được khâu trên một chiếc máy khâu khổng lồ.
Nhân dịp đặc biệt
Đôi khi nó được phép kết nối các tài liệu không theo chiều dọc mà ở góc. TẠIđây chủ yếu là các giấy tờ báo cáo tài chính, liên quan đến việc buộc chặt các cuộn băng tiền, séc ở mặt phải. Các tài liệu như vậy được khâu ở góc. Các bước thực hiện giống như đối với việc lắp ráp tài liệu tiêu chuẩn, chỉ có các lỗ được xỏ ở góc. Thông thường có hai. Tấm được dán chính xác vào góc. Hơn nữa, thủ tục cũng tương tự - nó được chứng nhận, một con dấu được đặt.
Kết
Trong quá trình chuẩn bị và ghim tài liệu, điều quan trọng là phải suy nghĩ trước cách ghim tài liệu để tránh những trường hợp bất khả kháng. Ví dụ, đôi khi bạn cần tạo một bản sao của các tài liệu đã được đóng gói và lưu trữ. Đó là điều đáng lo ngại về những khoảnh khắc như vậy trước. Thông thường, các chuyên gia nhân sự hoặc kế toán có thể đoán trước tài liệu nào trước tiên phải được chạy qua máy photocopy. Điều này giúp đơn giản hóa công việc và tiết kiệm thời gian.
